¿Eres un profesional de la actividad física y buscas un software para el seguimiento de tus clientes?
Preparador físico, entrenador personal, kinesiólogo, fisioterapeuta que atiende casos fuera de convenio, gerente de gimnasio…
Si el servicio individualizado es importante para ti, entonces necesitas un software profesional, y parece que hay muchísimas opciones.
En este artículo te damos la guía de preguntas que debes hacerte y los aspectos a revisar de cerca para asegurarte de tomar la decisión correcta entre todas las herramientas que existen.
Las preguntas que debes hacerte para elegir el software de seguimiento de clientes adecuado
Antes de comparar listas de funciones, hazte estas preguntas.
¿Esta herramienta mejorará tu acompañamiento y tu negocio lo suficiente como para justificar cambiar tu forma de trabajar?
Un software de seguimiento de clientes es la herramienta que usarás todos los días, con cada cliente. La elección correcta depende de qué tan bien se adapte a tu profesión, tu clientela y tu forma de trabajar. Un software se rentabiliza de varias formas; depende de ti definir de antemano qué esperas de él, para saber si cumple con lo que necesitas.
Estructura, profesionalización, ahorro de tiempo, fidelización de clientes, coherencia del servicio: ¿cuál es tu objetivo principal al cambiar de herramienta?
¿Es adecuado para tu profesión?
Según el tipo de cliente que atiendes y el tipo de acompañamiento que ofreces, algunas funciones cuentan más que otras. Para ayudarte a no perderte, la siguiente sección te propone una guía de funciones a buscar.
¿Qué tipo de socio estás buscando?
Elegir un software también es elegir la empresa que lo desarrolla.
Un software no es estático: se necesita todo un equipo detrás de la herramienta para hacerla evolucionar, responder cuando tienes un problema, proteger los datos de tus clientes y realizar actualizaciones regulares.
Entonces, antes de elegir, fíjate en la empresa que está detrás de la herramienta:
Desde hace cuánto tiempo existe la empresa
Con las herramientas de IA, muchas empresas se crean, desarrollan un software y desaparecen en 1 o 2 años, y con ellas desaparecen también todos los datos que ingresaste. Para evitar comenzar de cero, elige un socio con historial.
La calidad de su soporte al cliente
Inevitablemente necesitarás la ayuda del soporte al cliente. Verifica los tiempos de respuesta anunciados, el idioma del soporte y lo que dicen las reseñas de otros clientes al respecto.
Las actualizaciones regulares
Las necesidades, las tecnologías, las normas de seguridad, la interfaz y los teléfonos evolucionan constantemente. Verifica que tu proveedor realice actualizaciones regulares.
En Hexfit, esto se traduce en +250 actualizaciones al año, una tasa de satisfacción del 97%, y un tiempo de respuesta medio de 1min 36s en el chat de soporte.
¿Qué nivel de seguridad necesitas?
Como profesional, eres responsable de la confidencialidad y protección de los datos de tus clientes: la elección de tu herramienta es tu responsabilidad.
Si la herramienta no protege correctamente los datos que almacena, eres tú quien queda expuesto. Así que antes de elegir, verifica que la herramienta realmente implemente lo necesario para proteger esos datos.
Aquí tienes algunas certificaciones que vale la pena conocer:
ISO 27001
Una norma internacional de seguridad de la información, la misma que utilizan bancos y hospitales. Para obtenerla, una empresa debe demostrar que cuenta con un verdadero sistema de gestión de la seguridad: evaluación continua de riesgos, control de acceso a los datos, un plan de respuesta ante incidentes y capacitación del equipo en seguridad. La certificación la otorga un organismo independiente y debe renovarse mediante auditorías regulares.
RGPD
El reglamento europeo que regula la recolección y el tratamiento de datos personales. Se aplica en cuanto tengas clientes en Europa (por ejemplo, en España), y su cumplimiento es obligatorio para todos los que estén en ese caso.
Leyes locales de protección de datos
Según el país donde tengas clientes, revisa también la normativa local de protección de datos, como la LFPDPPP en México, la LGPD en Brasil o la Ley 25.326 en Argentina. En la actividad física, la mayoría de los datos que gestionas se consideran datos sensibles o de salud.
¿Quieres seguir un método o integrar tu propia forma de trabajar?
No todos los software son iguales en cuanto a flexibilidad.
Algunos te encierran en una metodología de trabajo impuesta. Otros están diseñados para adaptarse, cuando es necesario, a tus propios métodos, mientras ofrecen bases de trabajo listas para usar.
Si tu forma de trabajar es una ventaja competitiva, entonces será muy importante elegir un software flexible, como Hexfit.
Lo que puedes personalizar:
- tu banco de programas: personalización y adición de ejercicios,
- tu banco de pruebas y los protocolos de evaluación,
- la adición de bloques funcionales en la app móvil (ej: tienda en línea)
- la adición de contenido bajo demanda: videos de sesiones, programas de acceso libre,
- secuencias de programas.
¿Necesitas un banco de ejercicios variado?
Este punto cambia por completo tu día a día: una biblioteca pobre te obliga a crear tus propios ejercicios uno por uno. Así que verifica lo que el software realmente te ofrece como base:
- El volumen de ejercicios: cuántos ejercicios están realmente disponibles desde el inicio
- La cobertura por área: ¿la biblioteca cubre solo el rendimiento deportivo, o también el fitness general, la movilidad y la rehabilitación, el estiramiento? ¿Con o sin equipo?
- El formato de los ejercicios: ¿se presentan en imágenes, en video, o ambos?
- La calidad de las explicaciones: ¿cada ejercicio incluye instrucciones claras además del apoyo visual, para que tu cliente entienda el movimiento incluso en tu ausencia?
- La facilidad de filtrado: ¿puedes filtrar por grupo muscular, equipo, nivel u objetivo, y es fácil encontrar lo que necesitas?
Las funciones que debes buscar, según tu profesión y especialidad
Aquí tienes las funciones que te sugerimos buscar en un software, según tu situación.
Kinesiólogo, entrenador de salud y bienestar
Buscas un software que estructure tu acompañamiento, te ayude en la toma de decisiones para prevenir lesiones o trastornos musculoesqueléticos, te permita adaptar rápidamente los programas a lo que sucede en la vida de tus clientes, y los mantenga comprometidos con su propio cuidado.
Busca las siguientes funciones:
- Una evaluación completa, con pruebas de evaluación inicial y continua adaptadas a una clientela a menudo mayor o con condiciones crónicas;
- Notas de seguimiento estructuradas;
- Análisis postural;
- Historial completo de antecedentes de lesiones y médicos;
- Flexibilidad para añadir protocolos personalizados y personalizar pruebas;
- Recolección de feedback del cliente al final de cada sesión;
- Alertas;
- Una visualización motivadora del progreso.
Entrenador personal, entrenador de fitness
Buscas un software que te ayude a construir programas atractivos rápidamente, mantenga a tus clientes motivados entre sesiones, y te permita gestionar más clientes sin sacrificar el toque personal.
Busca las siguientes funciones:
- IA para la creación de programas y así ir más rápido;
- Una biblioteca de ejercicios rica y bien filtrada, para construir un programa atractivo rápido y bien
- Plantillas de programas reutilizables de un cliente a otro
- Seguimiento nutricional y análisis de comidas;
- Seguimiento de hábitos de vida;
- Retos grupales;
- Una app móvil fluida para el cliente;
- Un progreso visible y fácil de explicar;
- Facturación y agendamiento de citas integrados, para no gestionar eso en una herramienta aparte.
Gerente de gimnasio, dueño de estudio o clínica
Estudio de fitness, centro de salud y bienestar, centro de entrenamiento de alto rendimiento o gimnasio con recepción dedicada: la calidad y coherencia del seguimiento de clientes es indispensable. El desafío: coordinar a tu equipo y ofrecer una experiencia coherente y de alto nivel, que fidelice a largo plazo.
Busca las siguientes funciones:
- Gestión de equipo multiprofesional, con expedientes de clientes compartidos y seguimiento centralizado
- Integración con tus otras herramientas de gestión para evitar la doble captura de datos
- Personalización de marca blanca, para reforzar tu identidad
- Un tablero global para gestionar la actividad de todo el equipo
- Integración con la app de tu gimnasio para unificar la experiencia del cliente
Fisioterapeuta
Para diversificar tu práctica más allá de los códigos de facturación estándar, busca un software que se adapte al tipo de atención que quieres ofrecer, mientras te permite mantener separados el agendamiento y la facturación de los servicios fuera de convenio.
Busca las siguientes funciones:
- Gestión de expedientes de pacientes centralizada, estructurada y segura, con evaluaciones detalladas;
- Una biblioteca de ejercicios de rehabilitación y movilidad, además del fortalecimiento muscular;
- Una herramienta dedicada para estructurar tu práctica fuera de convenio (evaluaciones, prevención, acompañamiento post-rehabilitación, facturación);
- Cumplimiento de datos de salud (ISO 27001, RGPD y la normativa local de protección de datos que aplique en tu país), algo no negociable cuando gestionas expedientes de pacientes.
Preparador físico
Para maximizar el rendimiento de tus atletas, necesitas un software que multiplique tus habilidades como preparador físico. Debe adaptarse a tu método, no imponerte el de otros. Además de las funciones básicas, necesitas una herramienta flexible que puedas moldear a tu manera, no al revés.
Busca las siguientes funciones:
- Periodización avanzada;
- Prescripción precisa de sesiones;
- Seguimiento del rendimiento basado en datos objetivos;
- Pruebas físicas y evaluaciones estructuradas basadas en ciencia;
- Conexión con relojes deportivos especializados;
- Feedback instantáneo de los atletas.
Lo mejor es probarlo
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