Tu es un professionnel de l’activité physique et tu cherches un logiciel pour tes suivis clients ?
Kinésiologue, professionnel du sport-santé, entraîneur, préparateur physique, physiothérapeute en pratique privée, gérant de centre d’entraînement…
Si le service individualisé est important pour toi, alors tu as besoin d’un logiciel professionnel et il semble y en avoir beaucoup.
Dans cet article nous allons te fournir le guide des questions à te poser et des éléments à regarder de plus près pour t’assurer de faire le bon choix au milieu de tous les outils existants.
Les questions à te poser pour choisir le bon logiciel de suivi client
Avant de comparer des listes de fonctionnalités, pose-toi ces questions.
Est-ce que cet outil va améliorer ton accompagnement et ton business suffisamment pour que ça vaille le coup de changer ta façon de travailler ?
Un logiciel de suivi client est l’outil que tu vas utiliser tous les jours, avec chaque client. Le bon choix dépend de son adéquation avec ton métier, ta clientèle et ta façon de travailler. Un logiciel se rentabilise de plusieurs façons ; à toi de définir en amont ce que tu en attends, pour savoir si il coche les cases.
Structuration, professionnalisation, gain de temps, fidélisation client, cohérence de service : quel est ton objectif principal en changeant d’outil?
Est-ce fait pour ton métier ?
Selon le type de client que tu suis et le type d’accompagnement que tu modules, certaines fonctionnalités comptent plus que d’autres. Pour éviter de t’y perdre, la section suivante te propose un guide de fonctions à rechercher.
Quel partenaire recherches-tu?
Choisir un logiciel c’est aussi choisir l’entreprise qui le développe.
Un logiciel n’est pas figé : il faut toute une équipe derrière l’outil pour le faire évoluer, répondre quand tu as un problème, protéger les données de tes clients et faire des mises à jour régulières.
Alors avant de choisir, regarde l’entreprise qui est derrière l’outil :
Depuis combien de temps l’entreprise existe
Avec les outils IA, beaucoup d’entreprises se créent, développent un logiciel et disparaissent en 1 ou 2 ans – avec elle, disparaissent aussi toutes les données que tu as saisies. Pour éviter de redémarrer à zéro, choisis un partenaire qui a de l’historique.
La qualité de son support client
Tu auras forcément besoin de l’aide du support client. Vérifie les délais de réponse annoncés, la langue du support, et ce que disent les avis clients sur ce point.
Les mises à jour régulières.
Les besoins, les technologies, les normes de sécurité, l’interface, les téléphones évoluent constamment. Vérifie que ton éditeur réalise des mises à jour régulières.
Chez Hexfit, ça se traduit par +250 mises à jour par année, un taux de satisfaction de 97%, et un temps de réponse médian de au chat support.
De quel niveau de sécurité as-tu besoin?
En tant que professionnel, tu es responsable de la confidentialité et de la protection des données de tes clients : le choix de ton outil engage ta responsabilité.
Si l’outil ne protège pas correctement les données qu’il héberge, c’est toi qui es exposé. Alors avant de choisir, vérifie que l’outil met vraiment en œuvre ce qu’il faut pour sécuriser ces données.
Voici quelques certifications utiles à connaître :
Loi 25
La loi québécoise qui encadre la collecte et la protection des renseignements personnels. Elle s’applique dès que tu as des clients au Québec, et son respect est obligatoire pour toutes les entreprises qui traitent des données personnelles dans la province.
PIPEDA
La loi fédérale canadienne qui encadre la collecte et le traitement des renseignements personnels dans le secteur privé. Hexfit est conforme à la PIPEDA, ainsi qu’à la Loi 25 au Québec.
ISO 27001
Une norme internationale de sécurité de l’information. Les mêmes normes que celles utilisées par les banques et les hôpitaux. Pour l’obtenir, une entreprise doit démontrer qu’elle a mis en place un vrai système de gestion de la sécurité : évaluation continue des risques, contrôle des accès aux données, plan de réponse en cas d’incident, formation des équipes à la sécurité. La certification est délivrée par un organisme indépendant et doit être renouvelée par des audits réguliers.
Veux-tu suivre une méthode ou intégrer ta façon de faire?
Les logiciels ne se valent pas quand il s’agit de flexibilité.
Certains t’enferment dans une méthode de travail imposée. D’autres sont conçus pour se façonner si nécessaire à tes méthodes, tout en intégrant des bases de travail prêtes à l’emploi.
Si ta façon de faire est un avantage concurrentiel, alors il sera très important de choisir un logiciel flexible – comme Hexfit.
Ce que tu peux personnaliser :
- la banque de programmes : personnalisation et ajout d’exercices,
- la banque de tests et les protocoles d’évaluation,
- l’ajout de briques fonctionnelles dans l’app mobile (ex : boutique en ligne)
- ajout de contenus à la demande : vidéos de séances, programmes en libre accès,
- séquences de programmes.
As-tu besoin d’une banque d’exercices variée ?
Ce point change complètement ton quotidien : une bibliothèque pauvre te force à créer tes propres exercices un par un. Alors vérifie ce que le logiciel t’offre réellement comme base :
- Le volume d’exercices : combien d’exercices sont réellement disponibles dès le départ
- La couverture par domaine : la bibliothèque couvre-t-elle uniquement la performance sportive, ou aussi le fitness général, la mobilité et la réhabilitation, l’étirement? Avec ou sans équipement?
- Le format des exercices : les exercices sont-ils présentés en images, en vidéo, ou les deux ?
- La qualité des explications : chaque exercice inclut-il des consignes claires en plus du support visuel, pour que ton client comprenne le mouvement même en ton absence ?
- La facilité de filtrage : peux-tu filtrer par groupe musculaire, équipement, niveau ou objectif, sont-ils faciles à trouver?
Les fonctions à retrouver – selon ton métier et ta spécialité
Voilà les fonctions que l’on te suggère de rechercher dans les logiciels, selon ta situation.
Kinésiologue
Tu recherches un logiciel qui structure ton accompagnement, t’aide à la décision pour prévenir les blessures ou TMS, te permet d’adapter rapidement les programmes à ce qui se passe dans la vie de tes clients et de les engager dans leur prise en charge.
Recherche les fonctionnalités suivantes :
- Un bilan complet, tests physiques d’évaluation initiale et continue adaptés à une clientèle souvent vieillissante ou avec des conditions chroniques ;
- Des notes de suivi structurées ;
- Analyse posturale ;
- Historique complet des antécédents de blessures et médicaux ;
- Flexibilité quant à l’ajout de protocoles personnalisés et la personnalisation des tests ;
- La collecte du feedback client à la fin de chaque séance ;
- Des alertes ;
- Une visualisation motivante de l’évolution.
Entraîneur personnel, entraîneur de fitness
Tu recherche un logiciel qui te permet de créer et déployer rapidement des programmes de qualité et d’engager tes clients dans leur programme, pour maximiser l’atteinte de leurs objectifs.
Recherche les fonctionnalités suivantes :
- L’IA de création de programmes pour aller plus vite ;
- Une bibliothèque d’exercices riche et bien filtrée, pour construire un programme ludique, vite et bien
- Des templates de programmes réutilisables d’un client à l’autre
- Le suivi nutritionnel et l’analyse des repas ;
- Le suivi des habitudes de vie ;
- Des challenges de groupe ;
- L’app mobile client fluide ;
- Une progression visible et facile à expliquer ;
- Facturation et prise de rendez-vous intégrées, pour ne pas gérer ça sur un outil séparé.
Gérant de gym, propriétaire de studio ou de centre d’entraînement
Studio fitness, structure sport-santé, centre d’entraînement haut niveau ou centre avec accueil dédié : la qualité et la cohérence du suivi client est incontournable. Le défi: coordonner l’équipe et de proposer une expérience cohérente et haut de gamme, qui fidélise à long terme.
Recherche les fonctionnalités suivantes :
- La gestion d’équipe multi-professionnels, avec des dossiers clients partagés et un suivi centralisé
- L’intégration à tes autres outils de gestion pour éviter les double saisies
- L’application à ta marque (marque blanche), pour renforcer ton identité
- Un tableau de bord global pour piloter l’activité de toute l’équipe
- L’intégration à l’application de ton centre d’entraînement pour unifier l’expérience client
Physiothérapeute, ergothérapeute ou pros de la réadaptation
Recherche un logiciel qui s’adapte au type d’accompagnement que tu souhaites faire.
Recherche les fonctionnalités suivantes :
- Une gestion de dossiers patients centralisée, structurée et sécurisée, avec des bilans et évaluations détaillés ;
- Une bibliothèque d’exercices de rééducation et de mobilité, en plus de renforcement musculaire ;
- Un outil dédié pour structurer ton activité (bilans, prévention, accompagnement post-rééducation, facturation) ;
- La conformité des données de santé (certification ISO 27001, RGPD, Loi 25), non négociable quand tu gères des dossiers patients.
Préparateur physique
Pour maximiser la performance de tes athlètes, tu as besoin d’un logiciel qui démultiplie tes compétences de préparateur physique. Il doit se faire à ta méthode, sans t’imposer celle des autres. En plus des fonctions de base il te faut donc un outil flexible, que tu peux moduler à toi, pas l’inverse.
Recherche les fonctionnalités suivantes :
- Une périodisation avancée ;
- Une prescription de séances précise ;
- Un suivi de performance basé sur des données objectives ;
- Des tests physiques et évaluations structurées basées sur la science ;
- La connexion aux montres spécialisées ;
- Le feedback instantané des athlètes.
Le mieux, c’est d’essayer
Aucune page de comparaison ne remplace le fait de tester l’outil avec tes propres clients et ta propre façon de travailler.
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